Stellenausschreibung Assistenz & Projektmanagement der Geschäftsführung

Ab sofort sucht Viva con Agua de Sankt Pauli e.V. eine Assistenz & Projektmanagement der Geschäftsführung in Teilzeit (20 Std./Woche).

Strategische Vorhaben in funktionierende Prozesse zu übersetzen und die Kommunikation mit verschiedenen Akteur*innen im Innen und Außen ist ein zentrales Element deines bisherigen beruflichen Werdegangs? Eine gute Planung und Organisation und die Liebe zur Sorgfalt sind dabei deine Grundprämisse?

Dann bist du die richtige Person für das Tag-Team Vereinsführung in der Rolle Assistenz der Geschäftsführung von Viva con Agua de Sankt Pauli e.V. zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Hamburg. Diese Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet. Ihre inhaltliche Ausrichtung ist gleichzeitig auf mittelfristige Zusammenarbeit ausgelegt. Wir freuen uns demnach über Bewerbungen mit Interesse, unser Team und unser Ziel längerfristig zu bereichern.

Viva con Agua (VcA) ist ein Netzwerk aus Menschen und Organisationen, das sich für den Zugang zu sauberem Trinkwasser und sanitären Anlagen einsetzt. Mit freudvollen Aktivitäten und sinnstiftendem Engagement versucht VcA die Welt positiv zu beeinflussen. Dabei erreichen wir Menschen über die universellen Sprachen Sport, Musik und Kunst.

Deine Aufgaben als Assistenz der Geschäftsführung

Der Vorstand führt die Geschäfte des Vereins. Die Position Assistenz der Geschäftsführung ist eine Stabstelle neben dem Vorstand und unterstützt diesen bei administrativer und organisatorischer Abwicklung des Tagesgeschäfts.

• Du bist eng eingebunden in die Planung und Durchführung von Projekten in Kooperation mit dem Führungsteam bei Viva con Agua und unterstützt bei deren Steuerung und Operationalisierung mit den entsprechenden Fachrollen im Team.
• Du übernimmst Teile dieser Projekte mittelfristig in der Koordination von der Geschäftsführung.
• Du bist eng in die Kommunikation zwischen den verschiedenen Organisationen im VcA-Kosmos eingebunden.
• Du übernimmst die Organisation und Buchung von Reisen, Veranstaltungen und Seminaren für die Geschäftsführung.
• Du erledigst selbständig Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache und bist erste Ansprechperson für verschiedene interne und externe Interessensgruppen.
• Du bist verantwortlich für die interne und externe Terminkoordinierung der Geschäftsführung, sowie für die Vor- und Nachbereitung von Workshops und Meetings inklusive Protokollierung.
• Du erstellst Präsentationsunterlagen und Auswertungen.

Das suchen wir

• Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder Studium erfolgreich abgeschlossen.
• Du hast einschlägige Berufserfahrung als Office Manager*in, Geschäftsführungsassistenz oder in einer vergleichbaren Position.
• Du entlastest deine Kolleg*innen durch deine mitdenkende, selbständige und proaktive Arbeitsweise und behältst auch in stressigen Situationen Ruhe und Fokus. 
• Du kennst dich mit Projektmanagement aus und die gängigen Office-Anwendungen beherrschst du sehr sicher.
• Du kommunizierst schriftlich und mündlich sicher und effektiv auf Deutsch und Englisch.
• Du besitzt gute Kommunikationsfähigkeiten und bist verbindlich und höchst vertrauenswürdig.